Bedrijfsprocessen digitaliseren: van Excel naar werkende software

Wat is bedrijfsprocessen digitaliseren?

Bedrijfsprocessen digitaliseren is het verplaatsen van werk dat nu op papier, in Excel of in losse mailtjes leeft, naar software die er specifiek voor is gemaakt. In plaats van zoeken in tien spreadsheets, werk je in één omgeving waarin iedereen op dezelfde manier werkt en alle informatie centraal staat.

Het verschil met automatiseren

Digitaliseren is de eerste stap: je krijgt het werk in software. Automatiseren is de stap daarna: je laat software dat werk vervolgens ook uitvoeren. Veel MKB-bedrijven slaan die eerste stap over en proberen direct te automatiseren, maar dan ontbreekt het fundament. Eerst digitaliseren, dan optimaliseren, dan automatiseren.

• Eenduidige werkwijze in plaats van “hoe doet Karin het ook alweer”
• Geen kennis meer die alleen in het hoofd van één persoon zit
• Eindelijk één versie van de waarheid
• Data die je kunt gebruiken voor inzicht en betere beslissingen
• Een fundament waarop je verder kunt bouwen met automatiseren

Wanneer is digitaliseren zinvol?

Niet elk proces hoeft direct gedigitaliseerd. Maar er zijn een aantal signalen die laten zien dat het tijd is.

Herkenbaar?

• Belangrijke informatie staat in Excel-bestanden die maar door één persoon worden bijgehouden
• Verschillende mensen werken op verschillende manieren, omdat de werkwijze nergens vastligt
• Er gaat regelmatig iets mis omdat iemand een mail of een wijziging heeft gemist
• Je hebt geen overzicht zonder eerst meerdere bestanden of mensen te raadplegen
• Het kost je medewerkers veel tijd om dingen op te zoeken of opnieuw in te voeren

In deze gevallen ligt er meer dan genoeg ruimte om te winnen. Lees ook hoe digitaliseren past in het bredere plaatje van bedrijfsprocessen optimaliseren.

Hoe pakken wij digitaliseren aan?

Wij beginnen niet met software, maar met luisteren. Eerst willen we weten hoe het werk vandaag loopt, waar de pijn zit en welke informatie er allemaal verspreid leeft. Pas als we het proces echt begrijpen, kiezen we de juiste vorm: een web-applicatie, een configurator, of maatwerk software als de vraag niet in een hokje past.

Veelgebruikte vormen van digitalisering

Vaak krijgt digitaliseren een concrete vorm. Wil je klanten zelf hun gegevens, documenten en facturen laten inzien, dan digitaliseer je dat met een klantportaal op maat. Leeft je klantbeheer nu nog in losse lijsten, dan breng je dat samen in een CRM op maat. En om je bestaande systemen automatisch te laten samenwerken zonder overtypen, leggen we een API-koppeling op maat.

Wat je van ons kunt verwachten

• Eerst een blueprint waarin we het proces en de oplossing vastleggen
• Daarna bouwen met de architect die je ook aan de telefoon hebt
• Korte lijnen tijdens de bouw met tussentijdse feedback
• Bij livegang hands-on inwerken van je team
• Wij beheren en ontwikkelen door wat we hebben gebouwd