Astronau

De samenwerking begon in 2021 klein: Mobieltoiletkopen.nl moest sneller. Daarna volgden de website en configurator van Toypek.eu. Toen die aanvragen begonnen op te leveren, werd de volgende vraag: wie verwerkt ze?

Astronau groeide van mobiele toiletten door naar prefab units in het luxere segment. Met die groei kwam de aanvraagstroom. Organisch liep dat op naar vijftien aanvragen per dag, mede via Toypek.eu, op het hoogtepunt dertig. Elke aanvraag werd met de hand tot een offerte gemaakt, goed voor zo’n twee uur per dag. Daarbovenop kwamen de telefoontjes over de status van lopende offertes.

De schade viel in de productontwikkeling. De eigenaar bedenkt graag nieuwe producten, zoals een mobiel toilet voor mensen met een beperking, iets wat in die vorm nauwelijks bestond. Juist dat werk kwam stil te liggen. Er was bovendien geen backoffice software die voorraad, producten, offertes, productie en levering bij elkaar bracht. Die informatie zat verspreid en in hoofden.

Het traject startte met een blueprint waarin de volledige backoffice is uitgetekend en opgeknipt in fases, met een horizon van vijf jaar doorontwikkeling. Fase 0 is het minimum dat moet werken voordat de rest zin heeft. Een groot deel van het advies ging over uitstel. Eerst valideren dat de backoffice in de praktijk werkt, daarna de eenvoudige offertestroom automatiseren, daarna pas het complexere werk.

In de webapplicatie komen voorraadbeheer, productbeheer, offertebeheer, productiebeheer en leveringsplanning samen, met een koppeling naar het boekhoudpakket voor de facturatie. Het productbeheer bepaalt ook op welke van de drie websites een product staat. De leveringsmodule rekent met de afmetingen van de units en laat zien hoeveel er op een specifieke wagen passen, zodat de planner direct weet welke wagen bij welke levering hoort. Aanvragen die binnen de standaard vallen gaan automatisch de deur uit als offerte. Wat maatwerk is, wordt als maatwerk gemarkeerd en krijgt aandacht van een mens. Van de eigenaren tot planning en productie: iedereen werkt in dezelfde backoffice software. Geen klantportaal, geen etalage, alles zit aan de achterkant. Precies daar lag de winst.

Die winst ging direct naar productontwikkeling, en dat werd tijdens de bouw al zichtbaar. De eigenaar had weer ruimte om nieuwe producten te bedenken, en die vroegen om andere processtappen. Daar is de applicatie op ontworpen. Ze dwingt geen proces af en laat ruimte om buiten de standaardstroom te werken. Een nieuw product vraagt daardoor geen nieuw softwaretraject. De software groeit mee met wat het bedrijf bedenkt.