title: Voorraad groothandel, Excel of software? | Prikr description: Voorraad bijhouden in de groothandel. Wanneer volstaat Excel, wanneer is voorraadsoftware genoeg en wanneer loont maatwerk? # Voorraad bijhouden in de groothandel, Excel of software? In veel groothandels staat de voorraad in een Excel-bestand dat iemand bijwerkt zodra hij eraan denkt. Dat werkt tot een klant iets bestelt wat al weg is, en je achteraf moet bellen dat het er niet meer ligt. *2026-10-22, bijgewerkt 2026-10-22* Excel volstaat zolang één persoon de voorraad bijhoudt en je zelden misgrijpt. Voorraadsoftware is de moeite als je verkoopt wat er niet meer ligt, of als meerdere mensen tegelijk moeten boeken. Maatwerk loont bij eigen samenstellingen, meerdere locaties of een koppeling met je webshop. ## Wanneer wordt voorraad in Excel een probleem? Zolang één persoon de voorraad bijwerkt, gaat een bestand prima. Het gaat wringen zodra het bestand niet meer klopt met wat er in het schap staat. De signalen: - **Je verkoopt wat er niet meer ligt.** De verkoper kijkt in het bestand. De laatste pallet is die ochtend uitgeleverd, en de klant krijgt een order die je niet kunt leveren. - **Vrije en gereserveerde voorraad lopen door elkaar.** Een deel staat al op naam van een andere order, maar dat zie je niet terug in het aantal. - **De webshop loopt achter.** Wat online staat komt uit een bestand dat met de hand wordt bijgewerkt, dus de shop verkoopt de voorraad van gisteren. ## Wat doet voorraadsoftware anders? Die rekent de voorraad bij elke boeking opnieuw uit. Een verkooporder haalt het aantal direct af. Een inkooporder zet erbij wat onderweg is. Een reservering legt voorraad vast zonder dat die uit het overzicht verdwijnt. Zo zie je per locatie wat vrij is om te verkopen, ook als meerdere mensen tegelijk boeken. ## Wat kan een standaardpakket? Voor de groothandel bestaan pakketten die voorraad, inkoop en verkoop in hetzelfde systeem doen. Ze houden voorraad per locatie bij, werken met barcodes, en koppelen vaak met de bekende webshopplatforms. Je huurt zo'n pakket per gebruiker, dus je hoeft niets te laten bouwen. Daar staat tegenover dat het pakket zijn eigen werkwijze meebrengt, en dat jouw proces zich daarnaar voegt. Let bij de keuze op staffels en klantspecifieke prijzen, want daar zit het verschil tussen de pakketten. Houd je foto's, teksten en specificaties apart bij in een PIM, vraag dan hoe dat samenwerkt met de voorraad. ## Wanneer loont maatwerk? Als je voorraad niet past in het model van een artikel met een aantal. Een paar gevallen: - **Eigen samenstellingen.** Je verkoopt een set die je zelf uit losse artikelen maakt, dus de voorraad ervan hangt af van de onderdelen. - **Een andere eenheid in dan uit.** Je koopt in per pallet en verkoopt per stuk of per meter, met restanten die je wilt blijven zien. - **Toezeggen met eigen regels.** Welke order voorrang krijgt als er te weinig ligt, bepaald door afspraken die alleen jij zo hanteert. Vaak is het een combinatie. Een pakket voor de gewone voorraad, en maatwerk voor het deel dat alleen bij jou zo loopt. ## Welke gegevens heb je nodig om te beginnen? Een artikellijst waarin elk artikel zijn eigen code heeft. Dat is bijna altijd het grootste werk, omdat dezelfde artikelen in Excel onder verschillende namen staan. Daarnaast de voorraad per locatie, je inkoopprijzen, de prijsafspraken per klant en een lijst van wat er onderweg is. ## Hoe begin je? Begin bij het deel waar het nu misgaat, meestal de vrije voorraad van je snellopers. Zet die artikelen eerst in het nieuwe systeem en laat de rest nog even in Excel staan. Spreek daarbij af wanneer er geboekt wordt. Software die pas aan het eind van de dag wordt bijgewerkt, geeft dezelfde problemen als een bestand. ## Wanneer kun je bij Excel blijven? Als je een assortiment hebt dat je allemaal kent en je zelden misgrijpt. Hetzelfde geldt als je vooral op order inkoopt en bijna niets op voorhand hebt liggen. Verandert je assortiment nog volop, dan is Excel ook de goedkoopste plek om uit te zoeken hoe je het wilt bijhouden. Blijf je misgrijpen, dan weet je dat het tijd is. ## Verder lezen - [Voorraadbeheer software op maat, de oplossingspagina](/maatwerk-software-laten-maken/voorraadbeheer-software-op-maat/) - [Software voor de groothandel](/branches/software-voor-de-groothandel/) - [Excel vervangen door software](/kennisbank/excel-vervangen-door-software/) - [Alle afwegingen in de kennisbank](/kennisbank/) ## Veelgestelde vragen over voorraad in de groothandel ### Kan voorraadsoftware mijn webshop automatisch bijwerken? Als je webshopplatform een koppeling aanbiedt, wel. Dan gaat de vrije voorraad uit het systeem naar de shop, en komt een online order terug als boeking. Vraag je webshopbouwer welke koppeling er voor jouw shop is. ### Heb ik barcodescanners nodig in het magazijn? Niet om te beginnen, maar het scheelt typefouten. Wie iets ontvangt of uitgeeft scant het artikel, en de boeking staat direct in het systeem. Zonder scanners voert iemand het achteraf in, en dan loopt de voorraad weer achter. ## Staat je vraag er niet bij? Stel hem in een gratis adviesgesprek. Je krijgt antwoord van wie het bouwt, en geen verkoopverhaal. [Plan een gratis adviesgesprek](/gratis-adviesgesprek-aanvragen/)