Digitale transformatie voor bedrijven: waarom het geen project is

Digitale transformatie voor bedrijven bestaat niet. Of in ieder geval niet zoals het vaak wordt gebracht.

Alsof het een project is met een begin en een einde. Plan maken, uitvoeren, opleveren en dan ben je “getransformeerd”. Wat wij in de praktijk zien is dat bedrijven software bouwen, live gaan en vervolgens langzaam terugvallen in hoe ze daarvoor werkten. Nieuwe uitzonderingen, nieuwe workarounds, dezelfde discussies in een iets ander systeem.

Twee jaar later begint het opnieuw. De software is helemaal niet slecht. Maar als je de manier van werken niet mee verandert, sta je alsnog met lege handen. Digitale transformatie voor bedrijven is geen implementatie. Het is een manier van werken die je blijft onderhouden, en die voornamelijk zit in de mensen, niet in de techniek zelf.

Waarom mislukt digitale transformatie bij bedrijven zo vaak?

De meeste trajecten mislukken niet door slechte techniek. Ze mislukken omdat de mensen en processen eromheen niet meeveranderen.
Een nieuw systeem lost niets op als iedereen er omheen blijft werken. Uitzonderingen worden buiten het systeem om afgehandeld. Workarounds stapelen zich op. En langzaam wordt het nieuwe systeem een extra laag bovenop de oude manier van werken in plaats van een vervanging ervan.
Dan is er helemaal niets getransformeerd.

Drie patronen die wij herkennen bij bedrijven

Het systeem is goed, de adoptie niet

Het nieuwe systeem wordt opgeleverd, iedereen is enthousiast en drie maanden later werkt de helft van het team nog op de oude manier. Niet omdat het systeem slecht is, maar omdat de overgang niet goed is begeleid. Medewerkers die betrokken worden bij de keuzes worden ambassadeurs. Medewerkers die een systeem opgelegd krijgen, worden tegenstanders.

De transformatie stopt na livegang

Veel bedrijven behandelen digitale transformatie als een bouwproject. Als het systeem live is, is het “klaar”. Maar digitale transformatie is nooit klaar. Processen veranderen, het bedrijf groeit, nieuwe situaties vragen nieuwe oplossingen. Wie na livegang stopt, valt terug. Wij werken daarom altijd met vaste maanduren, zodat doorontwikkeling een vast ritme krijgt in plaats van een eenmalige inspanning.

Software lost een organisatieprobleem niet op

Soms wordt software ingezet om een onderliggend organisatieprobleem op te lossen. Onduidelijke verantwoordelijkheden, gebrekkige communicatie, gebrek aan structuur. Een systeem kan dat niet repareren. Het legt het alleen vast. En dan heb je een duur systeem met hetzelfde probleem erin. Begin dan eerst met bedrijfsprocessen in kaart brengen voordat je gaat bouwen.

Wat digitale transformatie voor bedrijven dan wél betekent

Digitale transformatie is geen eindpunt. Het is een manier van werken. Dat betekent dat je processen continu blijft verbeteren op basis van wat je meet. Dat je medewerkers betrekt bij elke stap in plaats van een systeem over hen heen te leggen. Dat je kleine verbeteringen doorvoert in plaats van eens in de vijf jaar alles tegelijk te veranderen.

Minder sexy? Misschien. Maar het is de enige aanpak die op de lange termijn werkt. Voor bedrijven betekent dit concreet: begin klein, meet wat het oplevert en bouw verder op wat werkt. Geen groot transformatieproject maar een doorlopend proces van verbeteren. Soms is dat een webapplicatie op maat die één specifiek proces digitaliseert. Soms is het een API-koppeling die twee bestaande systemen laat samenwerken. Soms is het antwoord dat je eerst het proces moet aanscherpen voordat je kunt bouwen. Dat laatste zeggen we ook gewoon.

Wanneer is digitale transformatie zinvol, en wanneer niet?

Digitale transformatie loont als je bereid bent de manier van werken aan te passen, niet alleen de techniek maar ook de mensen eromheen.
Het loont niet als je verwacht dat een systeem een organisatieprobleem oplost. Software volgt processen, het verbetert ze niet vanzelf. En het loont niet als je een grote verandering in één keer wilt doorvoeren zonder ruimte voor aanpassing en adoptie.

Wil je weten hoe het digitaliseren van bedrijfsprocessen er bij ons in de praktijk uitziet? Lees dan onze blog over het digitaliseren van bedrijfsprocessen.

Praktijkcase: Rochewood

Rochewood detacheert professionals in letselschade en casemanagement. Ze werkten met drie losse systemen die niet met elkaar communiceerden. De digitale transformatie begon niet met het kiezen van een nieuw systeem, het begon met begrijpen hoe hun processen werkten en wie welke informatie nodig had op welk moment.

Pas toen dat scherp was, bouwden wij één platform met een geïntegreerd intranet als webapplicatie, direct gekoppeld aan hun recruitmentsysteem via een API-koppeling op maat. Het systeem werkt omdat de manier van werken eromheen ook is veranderd. Dat is het verschil.

Lees direct de volledige case van Rochewood.

Wil je weten of digitale transformatie in jouw situatie het goede antwoord is?

In een gratis adviesgesprek kijken we eerlijk naar wat er speelt, ook als de uitkomst is dat je nog niet moet bouwen.

Klaar om te starten?

Plan een gratis adviesgesprek en we kijken samen wat past bij jouw situatie.