Bedrijfsprocessen in kaart brengen: waarom dit altijd de eerste stap is

Je merkt het vrij snel wanneer een organisatie nog niet klaar is voor maatwerk software.

Niet aan de techniek. Dat is zelden het probleem.

Maar aan hoe mensen het uitleggen.

Stel drie mensen dezelfde vraag en je krijgt drie verschillende antwoorden. Dan weet je eigenlijk genoeg. Dan is het proces nog niet scherp. En dat is niet erg, zolang je er maar iets mee doet voordat je gaat bouwen.

Dit artikel legt uit waarom we bij Prikr altijd beginnen met bedrijfsprocessen in kaart brengen, welke technieken we daarvoor gebruiken en wanneer je klaar bent om de stap naar software te zetten.

Wat is het echte probleem achter “wij willen software”?

De meeste MKB-ondernemers die bij ons aankloppen, weten wat ze willen: een systeem dat hun werk makkelijker maakt. Minder handwerk, minder fouten, meer overzicht.

Wat ze minder goed weten, is hoe hun huidige proces precies werkt. Niet omdat ze er niet over nagedacht hebben. Maar omdat het nooit scherp op papier heeft gestaan. Iedereen doet het op zijn manier, de uitzonderingen worden mondeling doorgegeven en de kennis zit in hoofden in plaats van in een systeem.

Dat is normaal voor een groeiend bedrijf. Maar het wordt een probleem op het moment dat je iets wat nog beweegt wilt vastleggen in software. Dan zet je ineens iets vast wat nog niet af was. En alles wat daarna komt, moet zich daarnaar gaan gedragen.

Dat maakt het niet beter. Maar wel moeilijker aan te passen. Bedrijfsprocessen in kaart brengen is de manier om daar grip op te krijgen. 

Drie situaties die ik herken

Situatie 1: Iedereen werkt anders
Je vraagt drie collega’s hoe een order binnenkomt. Je krijgt drie antwoorden. Niemand liegt. Ze werken gewoon allemaal op hun eigen manier. Dat werkt tot een bepaalde omvang. Daarna wordt het een risico. Een goede procesbeschrijving maakt zichtbaar waar de afwijkingen zitten en welke werkwijze het beste werkt.

Situatie 2: De kennis zit bij één persoon
Er is altijd iemand die “het weet”. Als die persoon ziek is, staat alles stil. Of erger: dingen gaan mis omdat anderen het anders interpreteren. Dat is geen persoonsprobleem, dat is een procesprobleem. Processen vastleggen lost dit op, niet door alles rigide vast te zetten, maar door te zorgen dat de kennis van één persoon toegankelijk wordt voor het hele team.

Situatie 3: Software als pleister
Soms wordt software ingezet om een bestaand probleem op te lossen zonder dat het probleem zelf is begrepen. Nieuwe tool, zelfde chaos. Want de nieuwe tool volgt het oude bedrijfsproces, inclusief alle onduidelijkheden die erin zaten. Verbeter eerst het proces, dan pas de tool.

Hoe breng je bedrijfsprocessen in kaart? Technieken en stappen

Er zijn verschillende technieken om bedrijfsprocessen in kaart te brengen. We lopen door de meest bruikbare voor MKB-organisaties.

Process mapping

Process mapping, ook wel een proceskaart of stroomdiagram genoemd, is de meest directe manier om een bedrijfsproces visueel te maken. Je tekent stap voor stap wat er gebeurt: wie doet wat, in welke volgorde, en wat zijn de beslissingsmomenten? Dit kan op papier, op een whiteboard of in een tool. Het resultaat is een map die iedereen in het team kan lezen en bespreken.

Interviews en sessies met het team

De snelste manier om een bedrijfsproces te begrijpen, is door de mensen te spreken die het dagelijks uitvoeren. Niet alleen de manager die het proces beschrijft zoals het zou moeten zijn, maar ook de medewerker die het uitvoert zoals het in de praktijk gaat. Die twee verhalen zijn zelden identiek. In een gezamenlijke sessie kun je snel de verschillen blootleggen en tot een gedeeld beeld komen.

Procesbeschrijving als handleiding

Na de sessies leg je het proces vast in een procesbeschrijving. Dat is geen dik document, een goede procesbeschrijving is beknopt, visueel en begrijpelijk voor iedereen die ermee moet werken. Het is de handleiding die later als basis dient voor de softwareontwikkeling.

Wanneer is het wél het goede moment?

Je bent klaar om je bedrijfsprocessen te digitaliseren of te automatiseren als je het proces kunt beschrijven zonder dat mensen elkaar tegenspreken. Dat betekent niet dat alles perfect moet zijn. Het betekent dat er een gedeeld beeld is van hoe het werkt.

Dat gedeeld beeld krijg je door het in kaart te brengen.

Niet in een dik rapport. Niet in een flowchart van tien pagina’s. Maar in een gesprek waarbij je doorvraagt totdat de antwoorden overeenkomen.

Een paar vragen die helpen om te bepalen of je er klaar voor bent:

• Kun je uitleggen hoe een order van binnenkomst tot aflevering verloopt, zonder dat collega’s je corrigeren?
• Is er een procesbeschrijving die iedereen in het team kent en volgt?
• Weet je waar de meeste fouten of vertragingen ontstaan?

Als je deze vragen met ja beantwoordt, begin je aan de softwareontwikkeling met een solide fundament. Als je twijfelt, is dat het signaal om eerst te breng je bedrijfsprocessen in kaart te brengen.

En als je wilt weten hoe je daarna bedrijfsprocessen kunt verbeteren, begint dat op precies dezelfde plek: begrijpen wat er nu is.

Hoe wij dit aanpakken bij Prikr

Bij elk nieuw project begint het niet bij wat we kunnen bouwen. Het begint bij wat er eigenlijk gebeurt in een organisatie. We zijn er niet op uit om zo snel mogelijk te starten met ontwikkelen, we zijn er op uit om iets te bouwen dat daadwerkelijk werkt.

We stellen vragen als:

• Waar loopt het nu vast?
• Wie doet wat, en in welke volgorde?
• Waar gaan de meeste fouten mis?
• Wat zou er moeten veranderen als jullie twee keer zo groot worden?

Die vragen leveren meer op dan een lijst met wensen. Ze geven inzicht in of een organisatie klaar is voor software en welke software dan past. De antwoorden bepalen of we een process mapping doen, een aantal interviews inplannen of meteen een gezamenlijke sessie organiseren met het team.

Soms is dat maatwerk software. Soms past een klantportaal of een medewerkersportaal beter. Soms is een API-koppeling op maat voldoende om bestaande systemen te laten samenwerken. Soms is het antwoord dat je eerst het proces moet aanscherpen voordat je kunt bouwen.

Dat laatste zeggen we ook gewoon. Want maatwerk software laten maken op een onduidelijk proces maakt het proces niet beter. Het maakt het duurder.

Hoe die eerste fase er bij ons precies uitziet, lees je op de aanpak pagina.

Gerelateerde artikelen en verdieping

Bedrijfsprocessen in kaart brengen is stap één. Wat daarna komt:

• Bedrijfsprocessen digitaliseren — wanneer is het zinvol en wat vraagt het van je organisatie?
• Bedrijfsprocessen automatiseren — welke stappen kun je automatiseren en wat levert het op?
• Bedrijfsprocessen verbeteren — hoe verbeter je wat je in kaart hebt gebracht?
• Maatwerk software laten maken — wanneer is maatwerk de logische volgende stap?

Praktijkcase: Rochewood

Rochewood detacheert professionals in letselschade en casemanagement. Ze werkten met een standaard website, een losse intranettool en een matige koppeling met hun recruitmentsysteem Carerix. Drie losse systemen, versnipperde data en een beheerlast die doorontwikkeling in de weg zat.

Maar het begon niet met de oplossing. Het begon met begrijpen hoe hun processen werkten: hoe declaraties liepen, wie toegang nodig had tot welke informatie en hoe vacatures vanuit Carerix op de website moesten verschijnen.

Pas toen dat scherp was, bouwden we: een maatwerk website met een geïntegreerd intranet als web-applicatie, gekoppeld via een directe API-koppeling met Carerix. Het resultaat: één platform, automatische declaratie-PDF’s en rolgedreven toegang voor alle medewerkers.

Dat kon alleen omdat we eerst het proces snapten.

Lees de volledige case van Rochewood.

Wil je weten of dit interessant is voor jouw organisatie?

In een gratis adviesgesprek kijken we eerlijk naar wat er speelt, ook als de uitkomst is dat je nog niet moet bouwen. We stellen de vragen, brengen het in kaart en vertellen je wat we zien.

Wil je weten of jouw organisatie er klaar voor is?

In een gratis adviesgesprek kijken we eerlijk naar wat er speelt, ook als de uitkomst is dat je nog niet moet bouwen.