Wat doet een reserveringssysteem?
Het laat gasten online reserveren en houdt bij wat er vrij is. De onderdelen die vrijwel elk systeem heeft:
- Beschikbaarheid. Gasten zien welke tijden en plekken nog vrij zijn.
- Bevestiging. Een reservering wordt direct bevestigd, met een herinnering vooraf.
- Overzicht. De zaak ziet op één scherm wie er wanneer komt, en met hoeveel personen.
Wanneer past een standaardsysteem?
Voor de meeste restaurants en cafés. De reservering is een tafel op een tijd voor een aantal personen. Standaardsystemen doen dat goed, zijn snel ingericht en worden vaak ook gebruikt door de platforms waar gasten reserveren. Je betaalt per maand of per reservering, en de leverancier houdt het systeem bij.
Wanneer loont een eigen systeem?
Als je boekingen ingewikkelder zijn dan een tafel. Een paar voorbeelden:
- Arrangementen. Een gast boekt een diner met een activiteit en een overnachting, en elk onderdeel heeft zijn eigen beschikbaarheid.
- Groepen. Een bedrijfsuitje met een vast programma, een offerte vooraf en een factuur achteraf.
- Ruimtes en materialen. Zalen, boten of banen die je per dagdeel verhuurt, soms gecombineerd met catering.
In zulke gevallen moet je in een standaardsysteem veel om het systeem heen werken. Boekingen komen per mail binnen en worden met de hand ingepland. Een eigen systeem kan de combinaties zelf controleren en direct bevestigen.
Waar let je op?
Een eigen systeem moet net zo makkelijk zijn voor de gast als de systemen die hij kent. Reserveren op de telefoon, in een paar stappen, met direct een bevestiging. Als het moeilijker is dan bij een ander, haakt de gast af. Laat daarom een paar gasten de eerste versie proberen voordat je hem op je site zet.
Denk ook aan wat er na de reservering gebeurt. Een eigen systeem kan de keuken laten weten hoeveel arrangementen er komen, of de aanbetaling doorzetten naar je boekhouding. Daar zit vaak de winst die een standaardsysteem niet geeft.
Hoe zit het met reserveringsplatforms?
Veel gasten reserveren via een platform in plaats van op je eigen site. Een eigen systeem staat daar niet vanzelf op. Kijk daarom of je de reserveringen van platforms kunt inlezen, zodat alle boekingen in één overzicht komen. Lukt dat niet, dan moet iemand ze overnemen, en ontstaat er kans op dubbele boekingen.
Voor arrangementen en groepen speelt dit minder. Die boekt een gast vaak rechtstreeks bij de zaak, omdat een platform zulke combinaties niet aanbiedt. Bij die boekingen is een aanbetaling gebruikelijk. Een eigen systeem kan die bij het boeken laten betalen, zodat een gast die niet komt je minder kost.
Wanneer kies je toch standaard?
Als het grootste deel van je boekingen gewone tafelreserveringen zijn, en arrangementen een klein deel. Neem dan een standaardsysteem voor de tafels, en handel de groepen apart af. Een eigen systeem voor een klein deel van je omzet verdient zich zelden terug. Groeien de arrangementen later, dan kun je opnieuw kijken. De gegevens uit je standaardsysteem helpen dan om te zien hoe groot dat deel echt is.