Waar loopt het vast tussen uren en factuur?
Niet bij het invullen, maar bij alles daarna. Urenbriefjes komen binnen via een app, een mailtje of een foto van een papieren briefje. Iemand zet ze over, legt ze naast de afspraken met de opdrachtgever en kijkt of de aantallen kloppen. Pas als dat rond is, kan de factuur eruit. Gaat er iets mis, dan merk je het als de opdrachtgever de factuur afkeurt.
Wat doet je ATS wel en wat niet?
Je ATS is gemaakt voor werving en plaatsing. Kandidaten, vacatures, opdrachten en wie waar zit. Daar hoort dat thuis. Pakketten als Carerix, Bullhorn en OTYS doen dat werk goed en die vervang je niet.
Wat zo'n pakket niet voor je oplost, is het werk dat na de plaatsing begint. De urenstroom per opdrachtgever, de declaraties ernaast, de documenten die erbij horen. Dat belandt bij je backoffice, in spreadsheets en gedeelde mappen.
Wat kan een portaal voor je professionals?
Een portaal is de plek waar je professional zelf zijn uren en declaraties indient, en zijn documenten terugvindt. Dat scheelt je backoffice het narekenen van wat er binnenkomt:
- Uren per opdracht. De professional kiest zijn opdracht en vult de uren in, zodat ze meteen aan de juiste opdrachtgever hangen.
- Declaraties met bewijs. Een bon gaat als bijlage mee bij het indienen, niet achteraf per mail.
- Eigen inzicht. Hij ziet wat is goedgekeurd en wat nog openstaat, en hoeft daar niet naar te bellen.
Wanneer loont eigen software?
Als de route van urenbriefje naar factuur een vast deel van je maand opeet. Een paar signalen:
- Overtypen. Uren gaan met de hand van het ene systeem naar het andere.
- Afwijkende afspraken. Elke opdrachtgever heeft zijn eigen tarieven, toeslagen en facturatieritme, en die kennis zit in iemands hoofd.
- Correcties achteraf. Facturen worden teruggedraaid omdat de uren later nog veranderen.
Hoe meer van deze signalen je herkent, hoe eerder eigen software zich terugverdient. Herken je er geen, dan is een koppeling tussen je bestaande systemen genoeg.
Waar let je op bij goedkeuren en controleren?
Bij wie de goedkeuring ligt. Vaak tekent de opdrachtgever de uren af, soms een manager bij jou, soms beide. Leg die stappen vast voordat er iets gebouwd wordt, want achteraf een rol toevoegen raakt het hele rechtenmodel.
Let ook op wat er gebeurt als iemand te laat is of een briefje afkeurt. Een systeem dat daar niets mee doet, laat de uren stilstaan tot de facturatie. Een herinnering vooraf en een duidelijke reden bij een afkeuring houden de stroom op gang.
Hoe begin je?
Begin bij de maandafsluiting die je nu doet. Schrijf op welke stappen iemand zet tussen het urenbriefje en de factuur, en wie welke stap doet. Die lijst is je opdracht.
Pak daarna het stuk waar het meeste handwerk zit, meestal het indienen en goedkeuren van uren. Laat een kleine groep professionals het uitproberen voordat de rest meegaat. Je ATS blijft in die periode de bron voor plaatsingen.
Wanneer is je huidige werkwijze genoeg?
Als de maandafsluiting soepel loopt en de facturen zelden terugkomen, laat het dan zoals het is. Ook als je met weinig opdrachtgevers werkt die allemaal dezelfde afspraken hebben, lost een spreadsheet dat prima op. Eigen software verdient zich terug op herhaling, en die moet er eerst zijn.
Groeit het aantal plaatsingen, of worden de afspraken per opdrachtgever verschillend, dan wordt het opnieuw een vraag. Je huidige overzichten vertellen je dan waar het handwerk zit.