Wat valt onder beheer en wat niet?
Beheer houdt de software overeind zoals hij op de dag van oplevering werkte. Daar hoort dit bij:
- Hosting. De plek waar de software draait, met de beveiliging en de bewaking eromheen.
- Updates. De techniek eronder bijwerken, zodat bekende lekken gedicht blijven.
- Back-ups. Kopieën van je gegevens, zodat je terug kunt als er iets misgaat.
- Problemen oplossen. Werkt iets niet meer zoals afgesproken, dan wordt het hersteld.
Wat er niet onder valt, is nieuw werk. Een extra scherm, een koppeling die er nog niet was, een proces dat verandert. Dat is doorontwikkeling en dat loopt apart.
Waarom heeft software onderhoud nodig als hij werkt?
Omdat de omgeving eronder beweegt. Browsers veranderen, de taal waarin je software is geschreven krijgt nieuwe versies, en in de onderdelen die eronder zitten worden lekken gevonden. Je software staat stil, de wereld eromheen niet. Ook de systemen waaraan je gekoppeld bent veranderen. Past je boekhoudpakket zijn koppeling aan, dan moet die van jou mee. Wie dat jaren laat liggen, krijgt geen onderhoud meer maar een verbouwing.
Wat gebeurt er als er iets stuk is?
Je meldt het bij dezelfde partij die het gebouwd heeft. Dat scheelt het deel waar je bij een nieuwe partij het langst op wacht. Iemand moet daar eerst begrijpen hoe het in elkaar zit. Wat kapot is wordt eerst werkend gemaakt en daarna uitgezocht, zodat dezelfde storing niet terugkomt. Een storing gaat voor op nieuw werk.
Hoe komen nieuwe functies erbij?
In vaste maanduren. Je hebt per maand een afgesproken hoeveelheid tijd voor doorontwikkeling, en daarbinnen loopt een vast ritme van prioriteren, uitvoeren, releasen en leren. Jij bepaalt wat vooraan staat. Wat de software daarna doet wordt gemeten, en die cijfers bepalen wat de maand erop bovenaan komt. Zo gaat je geld naar aanpassingen die aantoonbaar iets opleveren, en niet naar een wensenlijst die al een tijd oud is.
Wat spreek je vooraf af?
Zet voor de livegang op papier wie wat doet. Dit zijn de vragen die je wilt kunnen beantwoorden:
- Waar draait de software, en wie heeft toegang tot die omgeving?
- Wat zit er in het beheer, en wat valt eronder als doorontwikkeling?
- Waar meld je een storing, en hoe weet je dat hij is opgepakt?
- Hoe vaak komt er een back-up, en is het terugzetten ooit geprobeerd?
- Van wie is de code, en krijg je hem mee als je stopt?
Wie houdt de kennis van jouw software vast?
Dat is de vraag die later het meeste kost. Maatwerk staat in geen enkele handleiding van een leverancier. De kennis zit bij wie het gebouwd heeft en bij jouw team dat ermee werkt. Blijft dezelfde bouwer eraan werken, dan blijft die kennis op zijn plek. Wisselt hij, dan betaal je opnieuw voor het begrijpen van iets wat er al staat. Vraag dus wie je over een jaar aan de lijn krijgt.
Wanneer heb je weinig beheer nodig?
Als je software klein is en losstaat. Een applicatie zonder koppelingen, met een handvol gebruikers en een proces dat niet verandert, vraagt weinig meer dan updates en back-ups. Houd het dan ook klein, want een uitgebreide beheerafspraak levert je in dat geval niets op. Hoe meer koppelingen, gebruikers en veranderende regels erbij komen, hoe meer er te beheren valt. Weet je niet in welke van de twee je zit, dan is dat zelf een goede vraag voor het gesprek.