Hoe werkt een API?
Vergelijk het met een loket. Je kunt niet zelf het magazijn in lopen, maar je kunt aan het loket vragen wat er op voorraad is. Je stelt de vraag op de manier die het loket verwacht, en je krijgt een antwoord in een vaste vorm.
Een API werkt net zo. Je boekhoudpakket laat geen ander programma in zijn database rondkijken. Maar het heeft een loket waar andere software kan vragen: geef me alle openstaande facturen. Of: zet deze nieuwe klant erin. Het pakket controleert of de vraag mag, voert hem uit en geeft antwoord.
Wat er aan het loket kan, bepaalt de leverancier. Staat een handeling niet in de API, dan kan geen enkele koppeling hem uitvoeren.
Wat is een API-koppeling?
Een API-koppeling is software die twee systemen via hun API's met elkaar laat praten. Bijvoorbeeld:
- Webshop en boekhouding. Elke bestelling wordt automatisch een factuur in je boekhoudpakket.
- CRM en planning. Een gewonnen deal zet automatisch een opdracht klaar in je planning.
- Portaal en betaalprovider. Een klant betaalt in je eigen portaal, en de status van de betaling komt vanzelf terug.
Zonder koppeling typt iemand die gegevens over. Met koppeling gebeurt het direct, en zonder typefouten.
Wie mag wat via een API?
Een API laat niet zomaar iedereen binnen. Software die de API wil gebruiken, heeft een sleutel nodig. Soms is dat een vaste code uit je account, soms log je één keer in en geeft je toestemming.
Een goede koppeling krijgt alleen de rechten die ze nodig heeft. Een koppeling die facturen moet lezen, hoeft geen klanten te kunnen verwijderen.
Wat als een pakket geen API heeft?
Dan zijn er nog mogelijkheden, maar die zijn minder prettig.
- Exporteren en importeren. Het pakket maakt een bestand, bijvoorbeeld elke nacht, en de andere software leest dat in. Dat werkt, maar niet direct, en het gaat mis als iemand de opmaak van het bestand verandert.
- Rechtstreeks in de database. Soms kan software direct in de database van het pakket kijken. Dat is kwetsbaar: na een update van het pakket kan het zonder waarschuwing stoppen.
- Overstappen. Als een pakket geen API heeft en dat een groot deel van je werk kost, is dat een reden om te kijken of het nog bij je bedrijf past.
Wanneer heb je geen maatwerkkoppeling nodig?
Veel bekende pakketten hebben standaardkoppelingen met elkaar. Kijk in de app-markt of het overzicht van koppelingen van je pakket voordat je iets laat bouwen. Voor eenvoudige stappen, zoals een formulier doorzetten naar een lijst, zijn er ook koppeltools waar je zonder programmeren regels in zet.
Een maatwerkkoppeling is de moeite als er geen standaardkoppeling is die doet wat jouw proces vraagt, of als een van de systemen speciaal voor jou gebouwd is.