Wat valt er onder een ERP?
De processen waar je bedrijf zijn geld mee verdient, en niet de ondersteunende hoekjes. Welke dat zijn verschilt per bedrijf, maar deze vier komen bijna altijd terug:
- Verkoop en orders. Wat is besteld, tegen welke prijs, en hoe ver is het.
- Voorraad en inkoop. Wat ligt er, wat is onderweg, en wat moet bij.
- Planning. Wie of welke machine doet wat, en wanneer.
- Facturatie. Wat is er geleverd en wat moet daarvoor de deur uit.
Wat lost het op dat losse pakketten niet oplossen?
Dat dezelfde gegevens op één plek staan. Een order die binnenkomt werkt direct de voorraad bij, en die voorraad bepaalt wat je verkoper kan toezeggen. Bij losse pakketten gebeurt dat met de hand of met een koppeling, en loopt het mis zodra iemand een stap vergeet.
Het tweede dat het oplost is het overzicht. Omdat alles uit dezelfde bron komt, kun je zien waar werk blijft liggen zonder dat iemand eerst drie lijstjes naast elkaar legt.
Wat is het verschil met een boekhoudpakket of een CRM?
Die doen een deel van hetzelfde, maar met een andere insteek. Een boekhoudpakket gaat over geld dat al is afgesproken. Een CRM gaat over klanten en wat je met ze besprak. Een ERP gaat over het werk tussen die twee in.
In de praktijk blijven ze vaak naast elkaar bestaan. Je boekhouding houd je waar hij is en je ERP koppelt eraan, want een ERP dat ook boekhouden wil doen wordt onnodig groot. Biedt iemand je een systeem aan dat alles overneemt, vraag dan wat je daarmee opgeeft.
Hoe weet je of je er een nodig hebt?
Door te kijken hoe vaak dezelfde gegevens worden ingevoerd. Komt een order in je mail, dan in een bestand en dan in je boekhouding, dan is dat het signaal. Hetzelfde geldt als niemand in één keer kan zeggen wat er vandaag open staat.
Let ook op waar de kennis zit. Als de voorraad alleen klopt omdat één persoon weet welke lijst de goede is, hangt je bedrijf aan die persoon.
Waarom zijn ERP-trajecten berucht?
Omdat ze vaak beginnen bij het systeem en niet bij het proces. Er wordt een pakket gekozen, en daarna moet het bedrijf zich eraan aanpassen. Dat lukt voor het gewone werk en loopt vast op de uitzonderingen, en juist daar zit meestal het verdienmodel.
De tweede reden is omvang. Alles tegelijk vervangen betekent dat niets werkt tot alles werkt. Dat is precies het risico dat je wilt vermijden.
Hoe begin je zonder alles om te gooien?
Met het proces dat nu het meeste handwerk kost, en niet met het pakket. Zet dat deel goed neer, laat de rest staan en koppel wat moet koppelen. Blijkt het te werken, dan schuift het volgende proces erbij op hetzelfde fundament.
Spreek daarbij af welk systeem de baas is over welk gegeven. Zonder die afspraak krijg je twee plekken met dezelfde voorraad, en dan ben je slechter af dan voorheen.
Wanneer heb je geen ERP nodig?
Als je pakketten goed op elkaar aansluiten en niemand gegevens dubbel invoert. Dan heb je de voordelen al, alleen verdeeld over meerdere systemen, en levert samenvoegen je weinig op.
Het weegt ook minder bij een klein assortiment en een vast proces. Groeit het aantal orders, locaties of uitzonderingen, dan wordt het opnieuw een vraag.