Waar zit de marge in een calculatie?
In de details. Een installatie bestaat uit hoofdcomponenten die je niet vergeet, en uit honderden kleine onderdelen die je wel vergeet: zoals bevestigingsmateriaal en fittingen. Daarnaast de arbeid, die afhangt van de situatie op de bouw. Elke vergeten regel komt uit je marge.
Een vaste opbouw helpt. Werk met bouwstenen, zoals een complete groep of een compleet toestel inclusief klein materiaal en montage-uren. Dan reken je met eenheden die je kent, in plaats van elke keer alle onderdelen los op te tellen.
Wat kan een calculatiepakket?
Er zijn pakketten die gemaakt zijn voor de installatietechniek. Ze werken met bouwstenen, kunnen prijzen van groothandels inlezen en maken een offerte uit de calculatie. Sommige hebben ook werkvoorbereiding en projectadministratie. Voor de meeste installatiebedrijven die veel calculeren, is dat de logische stap na de spreadsheet.
Wanneer loont maatwerk?
Als je werk afwijkt van wat een pakket verwacht. Bijvoorbeeld als je eigen rekenregels hebt voor bepaalde soorten installaties, of als je calculatie direct de werkbonnen en de inkoop moet vullen. Ook als je een eigen werkvoorbereiding of planning hebt, kan een pakket met losse koppelingen meer werk opleveren dan het scheelt.
Een eigen calculatie werkt met jouw bouwstenen en jouw regels, en geeft de uitkomst door aan de rest van je proces. Dan komt het materiaal uit de calculatie vanzelf op de bestellijst, en de uren op de werkbon.
Hoe weet je of je goed rekent?
Door na te calculeren. Vergelijk na de klus wat het werkelijk kostte met wat je had gerekend, per soort werk. Zo zie je welke bouwstenen te krap zijn en welke te ruim. Lees meer in wat is nacalculatie.
Hoe begin je?
Leg je bouwstenen vast, ook als je nog met een spreadsheet werkt. Bijvoorbeeld een complete groep of een toestel, met het materiaal en de uren die erbij horen. Dat is de basis voor elke volgende stap, of je nu een pakket kiest of iets laat bouwen.
Kijk daarna waar je calculatie nog handwerk is. Als dat vooral het opzoeken van prijzen is, lost een pakket met groothandelsbestanden veel op. Als het de stap van calculatie naar werkvoorbereiding is, kijk dan naar een koppeling of naar maatwerk.
Wat levert het op?
Een vaste opbouw zorgt dat het klein materiaal er altijd in zit. En als de calculatie doorloopt naar de werkbon, weet de monteur wat er voor de klus is gerekend. Dat maakt nacalculatie eenvoudiger, omdat je de berekening en de werkelijkheid naast elkaar kunt leggen. Zo wordt elke volgende calculatie wat beter, en weet je bij een scherpe aanbesteding waar je ruimte hebt.
Wanneer is een spreadsheet genoeg?
Als je een klein bedrijf hebt met vergelijkbare klussen en een paar calculaties per week, is een spreadsheet met vaste bouwstenen vaak genoeg. Houd de prijzen van je groothandel wel bij, want die veranderen. Een pakket of maatwerk loont pas als de spreadsheet je meer tijd kost dan hij bespaart, of als fouten in calculaties je regelmatig marge kosten.