Waar zit de tijd in een offerte?
In het rekenwerk, en in het opzoeken. Een tuinofferte bestaat uit veel onderdelen die elk hun eigen manier van rekenen hebben:
- Hoeveelheden. Vierkante meters bestrating, strekkende meters schutting, kubieke meters grond.
- Materialen en planten. Met prijzen die per leverancier en per seizoen veranderen.
- Uren. Per onderdeel, afhankelijk van de bereikbaarheid van de tuin.
- Bijkomende kosten. Machinehuur, afvoer van grond en groen, voorrijkosten.
Elk onderdeel opzoeken en uitrekenen kost tijd, en elke vergeten regel kost marge.
Wat kan een pakket voor hoveniers?
Er zijn pakketten die gemaakt zijn voor hoveniers en groenbedrijven. Ze hebben vaste bouwstenen, zoals een vierkante meter bestrating inclusief arbeid en materiaal, die je in een offerte zet. Vaak kun je er ook planning en facturatie mee doen. Voor de meeste hoveniers is dat een grote stap vooruit ten opzichte van met de hand rekenen.
Wanneer loont software op maat?
Als je anders werkt dan het pakket verwacht. Bijvoorbeeld als je met eigen rekenregels werkt voor grondwerk op moeilijk bereikbare plekken, of als je ontwerp, offerte en inkoop in één doorlopende stap wilt hebben. Ook als je veel onderhoudscontracten hebt met eigen afspraken per klant, kan een pakket knellen.
Een eigen offertetool werkt dan met jouw bouwstenen en jouw regels. Een gekozen bestrating rekent automatisch de ondergrond, de arbeid en de afvoer mee. Dat lijkt op een productconfigurator, maar dan voor tuinen.
Wat levert een snellere offerte op?
Een klant die een tuin wil laten aanleggen, vraagt vaak bij meer hoveniers een prijs. Een duidelijke offerte die snel komt, helpt dan. Als je offerte uit vaste bouwstenen komt, kun je hem na het bezoek aan de tuin dezelfde dag versturen.
Je rekent ook beter. Bouwstenen die je na elke klus bijstelt, worden steeds nauwkeuriger. Zo zie je na een seizoen welke onderdelen te krap zijn gerekend en waar je marge weglekt. Lees meer in wat is nacalculatie.
En onderhoud?
Onderhoudscontracten werken anders dan aanleg. Je rekent met vaste bezoeken per jaar, en de afspraken verschillen per klant. Software die die contracten bijhoudt, kan de bezoeken inplannen en de facturen op tijd maken. Dat is vaak een tweede reden om naar een pakket of een eigen systeem te kijken.
Hoe begin je?
Schrijf je vaste prijzen en bouwstenen op in een spreadsheet, als je dat nog niet hebt. Dat is de basis voor elke volgende stap, of je nu een pakket neemt of iets laat bouwen. Kijk daarna welk deel van je offertes nog steeds handwerk is. Dat bepaalt welke kant je op gaat. Zit het handwerk in het rekenen, dan helpt een pakket. Zit het in de stap naar planning en inkoop, dan kan maatwerk meer opleveren.
Wanneer is een spreadsheet genoeg?
Als je een kleine onderneming hebt met een paar offertes per maand, voor vergelijkbaar werk, levert software weinig op. Een spreadsheet met je vaste bouwstenen en prijzen werkt dan prima. Werk de prijzen wel elk seizoen bij, want daar zit de meeste marge die je ongemerkt kwijtraakt.