Wanneer wordt voorraad in Excel een probleem?
Zolang één persoon de voorraad bijwerkt, gaat een bestand prima. Het gaat wringen zodra het bestand niet meer klopt met wat er in het schap staat. De signalen:
- Je verkoopt wat er niet meer ligt. De verkoper kijkt in het bestand. De laatste pallet is die ochtend uitgeleverd, en de klant krijgt een order die je niet kunt leveren.
- Vrije en gereserveerde voorraad lopen door elkaar. Een deel staat al op naam van een andere order, maar dat zie je niet terug in het aantal.
- De webshop loopt achter. Wat online staat komt uit een bestand dat met de hand wordt bijgewerkt, dus de shop verkoopt de voorraad van gisteren.
Wat doet voorraadsoftware anders?
Die rekent de voorraad bij elke boeking opnieuw uit. Een verkooporder haalt het aantal direct af. Een inkooporder zet erbij wat onderweg is. Een reservering legt voorraad vast zonder dat die uit het overzicht verdwijnt. Zo zie je per locatie wat vrij is om te verkopen, ook als meerdere mensen tegelijk boeken.
Wat kan een standaardpakket?
Voor de groothandel bestaan pakketten die voorraad, inkoop en verkoop in hetzelfde systeem doen. Ze houden voorraad per locatie bij, werken met barcodes, en koppelen vaak met de bekende webshopplatforms. Je huurt zo'n pakket per gebruiker, dus je hoeft niets te laten bouwen. Daar staat tegenover dat het pakket zijn eigen werkwijze meebrengt, en dat jouw proces zich daarnaar voegt.
Let bij de keuze op staffels en klantspecifieke prijzen, want daar zit het verschil tussen de pakketten. Houd je foto's, teksten en specificaties apart bij in een PIM, vraag dan hoe dat samenwerkt met de voorraad.
Wanneer loont maatwerk?
Als je voorraad niet past in het model van een artikel met een aantal. Een paar gevallen:
- Eigen samenstellingen. Je verkoopt een set die je zelf uit losse artikelen maakt, dus de voorraad ervan hangt af van de onderdelen.
- Een andere eenheid in dan uit. Je koopt in per pallet en verkoopt per stuk of per meter, met restanten die je wilt blijven zien.
- Toezeggen met eigen regels. Welke order voorrang krijgt als er te weinig ligt, bepaald door afspraken die alleen jij zo hanteert.
Vaak is het een combinatie. Een pakket voor de gewone voorraad, en maatwerk voor het deel dat alleen bij jou zo loopt.
Welke gegevens heb je nodig om te beginnen?
Een artikellijst waarin elk artikel zijn eigen code heeft. Dat is bijna altijd het grootste werk, omdat dezelfde artikelen in Excel onder verschillende namen staan. Daarnaast de voorraad per locatie, je inkoopprijzen, de prijsafspraken per klant en een lijst van wat er onderweg is.
Hoe begin je?
Begin bij het deel waar het nu misgaat, meestal de vrije voorraad van je snellopers. Zet die artikelen eerst in het nieuwe systeem en laat de rest nog even in Excel staan. Spreek daarbij af wanneer er geboekt wordt. Software die pas aan het eind van de dag wordt bijgewerkt, geeft dezelfde problemen als een bestand.
Wanneer kun je bij Excel blijven?
Als je een assortiment hebt dat je allemaal kent en je zelden misgrijpt. Hetzelfde geldt als je vooral op order inkoopt en bijna niets op voorhand hebt liggen. Verandert je assortiment nog volop, dan is Excel ook de goedkoopste plek om uit te zoeken hoe je het wilt bijhouden. Blijf je misgrijpen, dan weet je dat het tijd is.