Wanneer wordt Excel een probleem?
Excel is een goed programma om mee te rekenen. Het wordt een probleem als het de plek wordt waar je bedrijf zijn gegevens bijhoudt. Dit zijn de signalen:
- Meerdere mensen werken in hetzelfde bestand. Iemand heeft het open, een ander kan niet opslaan, en er ontstaan kopieën met namen als "definitief versie 3".
- Dezelfde gegevens staan op meerdere plekken. Een klantadres in de offerte-Excel, in de planning en in de boekhouding. Bij een wijziging moet het drie keer.
- Eén persoon begrijpt het bestand. De formules en macro's zijn ooit door één collega gemaakt. Als die ziek is of vertrekt, durft niemand het bestand nog aan te passen.
- Een fout kost geld. Een verkeerd getrokken formule in een prijsberekening valt pas op als de offerte al bij de klant ligt.
- Je weet niet wie wat heeft gewijzigd. Een getal is anders dan gisteren en niemand weet waarom.
Herken je er één, dan is het nog geen reden om iets te veranderen. Herken je er meerdere, dan kost het bestand je waarschijnlijk meer dan je denkt.
Waardoor vervang je Excel?
Er zijn grofweg twee richtingen.
Een standaardpakket. Voor veel taken bestaat software die precies dat doet: urenregistratie, planning, offertes, voorraad. Je betaalt per gebruiker per maand en kunt snel beginnen. Je past je werk wel aan het pakket aan.
Maatwerk. Software die gebouwd wordt rond jouw werkwijze. Dat is de moeite als je proces echt anders is dan wat een pakket aanbiedt, bijvoorbeeld bij een prijsberekening met veel eigen regels, of als meerdere stappen in je bedrijf met elkaar verbonden moeten zijn.
Vaak is het een combinatie: een standaardpakket voor het gewone werk, en een kleine maatwerkapplicatie voor het deel dat alleen jij zo doet.
Hoe pak je de overstap aan?
Begin niet met alle bestanden tegelijk. Kies het bestand waar de meeste tijd in gaat zitten of dat de meeste fouten oplevert.
Schrijf op wat er met dat bestand gebeurt: wie vult wat in, wie leest wat, en welke berekeningen erin zitten. Die beschrijving is de basis voor de keuze tussen een pakket en maatwerk, en bij maatwerk ook voor de bouw.
Neem de mensen mee die nu met het bestand werken. Zij weten welke uitzonderingen er in de formules zitten en waarom een kolom er staat. Die kennis staat nergens beschreven en is precies wat de nieuwe software moet kunnen.
Plan daarna een moment waarop het oude bestand dichtgaat. Zolang het naast de nieuwe software blijft bestaan, blijven mensen erin werken.
Wanneer kun je Excel beter houden?
Als één persoon ermee werkt en het goed gaat, levert vervangen weinig op. Hetzelfde geldt voor bestanden die je gebruikt om iets uit te rekenen of uit te proberen, zoals een begroting of een eenmalige analyse. Daar is Excel juist sterk in, omdat je snel iets kunt veranderen.
Vervang Excel ook niet als je werkwijze nog volop verandert. Software bouw je rond een proces dat staat. Zolang je zelf nog zoekt hoe je het wilt doen, is een spreadsheet de goedkoopste plek om dat uit te proberen.