Wat bepaalt de prijs?
Vier dingen, en ze wegen niet allemaal even zwaar:
- Hoeveel processen. Eén proces goed doen is iets anders dan vier processen laten samenwerken.
- Koppelingen. Elk systeem dat mee moet is apart werk, en hoeveel werk hangt af van wat dat systeem toelaat.
- Uitzonderingen. De regels die alleen bij jou zo gaan. Hier zit vaker budget in dan in de schermen.
- Wie ermee werkt. Verschillende rollen met verschillende rechten maken het groter dan één soort gebruiker.
Van die vier is de derde de lastigste om vooraf te zien. Uitzonderingen voelen voor jou normaal, want je doet ze elke week, en daarom worden ze bij het uitvragen vaak niet genoemd.
Waarom kan niemand dit vooraf zeggen?
Omdat de vraag op dat moment nog niet uitgezocht is. Je weet wat er misgaat, maar niet welke stappen de software precies overneemt en waar de uitzonderingen zitten. Een prijs daarop is een prijs op een aanname.
Die prijs valt dan twee kanten op. Te hoog, en je ziet af van iets wat je nodig had. Te laag, en het bedrag loopt onderweg op.
Wat kost het nog meer dan het bouwen?
Hosting en beheer, want de software moet blijven draaien. Daar horen updates, back-ups en het oplossen van problemen bij, en dat loopt maandelijks door.
Daarnaast doorontwikkeling, als je wilt dat het systeem meegroeit. Dat is een apart budget en geen verborgen kostenpost, maar reken er wel op dat het er is.
Vraag die twee altijd apart uit. Een traject dat alleen op het bouwen is begroot, lijkt goedkoper dan het is.
Hoe kom je van een schatting naar een vaste prijs?
Door eerst uit te zoeken wat er gebouwd wordt. Zodra het proces, de koppelingen en de volgorde op papier staan, past er een vaste prijs op dat werk.
Verandert de vraag onderweg, dan wordt dat eerst opnieuw besproken. Zo hoor je het voordat het werk gedaan is en niet op de factuur.
Wat maakt het duurder dan je denkt?
De uitzonderingen die je zelf normaal vindt. Die ene klant met zijn eigen prijsafspraak, de order die op vrijdag anders loopt, de goedkeuring die soms wel en soms niet nodig is. Dat is het werk waar een standaardpakket op vastloopt en waar maatwerk zijn tijd in stopt.
Ook duurder dan gedacht is het opschonen van je gegevens. Artikelen onder verschillende namen of klanten die dubbel in je bestand staan, moeten eerst op orde voordat een systeem ze kan gebruiken.
Wat maakt het goedkoper dan je denkt?
Dat je niet alles hoeft. In bijna elk traject blijkt een deel van de wensenlijst overbodig zodra het eerste stuk draait, omdat de praktijk iets anders laat zien dan de lijst.
Je betaalt ook eenmalig in plaats van per gebruiker per maand. Groeit je team, dan groeit je rekening niet mee.
En je kunt stoppen. Door het werk in fases te knippen beslis je na elke fase opnieuw, dus je zit nooit vast aan een bedrag voor iets wat je nog niet hebt gezien.
Wanneer is maatwerk te duur voor je vraag?
Als een standaardpakket je proces gewoon dekt. Dan betaal je bij maatwerk voor iets wat je voor minder kunt huren, en dat zeggen we ook als dat zo is.
Het is ook te duur bij iets eenmaligs of iets kleins dat je zonder pijn met de hand blijft doen. Maatwerk verdient zich terug op herhaling, dus die herhaling moet er eerst zijn.